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网络环境下档案信息资源开发的新途径
作者:于飞燕  宋赞  更新时间:2014-5-19

随着计算机技术、通讯技术的发展,人类社会已进入到信息化、网络化时代,网络技术渗透到各领域、各行业。档案信息资源开发作为显现档案工作价值、实现档案工作目的的重要方式,也被置于网络环境下,使档案信息资源开发的对象、规模、手段、模式等都发生了重大变化。因此,进一步探索网络环境下档案信息资源的开发途径对于现代档案工作具有重要的现实意义。

  一、建立数字化档案信息专题数据库

  随着全球网络化的兴起,数据库建设对于信息资源开发至关重要,已成为信息资源开发的重要手段,就网络环境下的档案信息资源开发而言,建立各类数字化档案信息数据库尤为必要。建立数字化档案信息数据库是网络档案信息资源组织的重要方式,这种方式就是将需要处理的档案信息数据经合理分类和规范化处理之后,以一定的标准格式存储于计算机中,这需要充分利用数据库技术来对档案信息资源进行合理的组织与加工,进而有利于提高档案信息的有序性、完整性、可读性及安全性。同时,数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用,也提高了开发效率。档案部门目前应该利用网络提供的契机,本着资源共享的原则,有序分工,避免重复建设,大力建设各级各类档案信息数据库,满足人们对档案的利用与查询需要,提高档案利用效率。同时,在建设档案信息数据库的过程中,必须处理好广度与深度之间、大众与特色之间的关系。

  二、档案在线阅览室与网上档案展厅

  随着信息化建设步伐的加快,计算机已经走入人们的生活,家庭上网成为现实,改变了人们的生活方式和工作方式,这对档案信息资源开发来说意义重大。档案部门应积极探寻网络环境下人们对档案信息利用提出新要求的相关对策。档案在线阅览室的建立及网上档案展厅的设立,满足了网络环境下人们对档案的利用心理,激发了人们利用档案的热情,因为这种自控、多变、生动的方式给档案信息用户带来了极大的便利,也为档案信息资源开发带来了新的生命力。在线阅览室可以让人们随时在网络中查找和阅览自己感兴趣和有用的档案信息,打破了时空的限制,超越了传统用户与档案部门之间因时空限制而带来的不便;网上档案展厅的建立,将珍贵档案上网展览,可以扩大社会影响,有利于人们对档案的认识,同时拉近了档案与社会之间的距离。

  三、开发网上档案信息检索

  系统网络环境下的档案信息资源开发涉及到多方面的内容,其核心和关键环节之一是档案信息资源的有效检索。因此,开发网上档案信息资源检索系统成为网络环境下档案信息资源开发的重要课题,需要开发出高效的档案信息查询系统,使其适应新形势下的档案信息在线搜索与查询,适应网络环境下的快节奏、高质量、高效率。同时,必须考虑档案信息查询系统开发面临的诸多问题:前期基础工作的组织与实施;信息检索系统的功能;适用于网络档案信息组织与管理的方法和技术;网络环境中对信息的筛选与过滤等,这些是在开发档案信息检索系统时必须重点考虑的相关因素。只有解决好这些问题,才能开发出高效的查询系统,才能给用户提供便利和快捷的查询功能,满足档案信息用户的需求。

  四、设立档案咨询论坛

  网络最大的好处之一是增加了沟通的新途径,特别是网上各种大小论坛的出现,使人与人、人与部门之间的联系以及部门与部门之间的沟通更加便捷化、人性化,人们可以超越时空限制进行网络对话。在网络环境下档案信息资源开发应该充分把握网络论坛带来的契机,全面认识网络论坛的作用。可以通过网络论坛的现实存在去预测档案咨询论坛的建立对档案信息资源开发所具有的现实意义和效用。通过该类型论坛的建立,档案部门可以在网上直接发布信息、征询意见、征购信息;对档案信息用户来说,可以打破传统环境下的被动利用状态,在新的环境下,最大程度地发挥作为用户的主体在档案信息资源开发过程中的作用,发出自己的声音,表明自己的立场,表达自己的要求。通过档案咨询论坛的设立,建构好档案信息用户与档案信息资源开发主体之间的直接的良性的互动,促进档案信息资源的开发,解答用户的疑惑,满足用户的需求。

  五、加强档案信息资源开发利用的自动化与网络化建设

  一是档案信息收集要齐全。这是推动档案信息资源开发利用自动化、网络化建设的基础。单一、贫乏的档案馆藏,即使开发手段很先进,也很难开发出满足社会各方面利用需求的档案信息。因此,必须加强档案的收集工作,拓宽收集渠道,尽可能地采取一切措施和手段把应该进馆的档案征集接收进馆,不断丰富馆藏,逐步建立起门类齐全、结构合理、数量充足的档案信息库,从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。
  二是档案信息整理要系统。这是推动档案信息资源开发利用现代化进程所必不可少的环节。馆藏档案是否方便开发利用,在很大程度上取决于对档案的科学整理。如果文件成堆成捆存放,或是无规律可循,无目录可查,那么使用起来就会似“大海捞针”,即便是拥有现代化的档案信息资源开发利用设备和手段,也很难发挥出其应有的作用。因此,必须强化档案的整理工作:对收集来的大量档案,要本着严肃负责的态度,逐件逐卷进行清理,防止不应有的疏漏;采用科学的方法及时对其进行系统的加工整理,使之规范化和标准化,以便为逐步实现档案信息资源开发利用的现代化做好必要的准备。
  三是档案信息检索要深化。这是推动档案信息资源开发利用自动化、网络化建设的重要内容和必要条件。要想实现档案信息资源开发利用的现代化,提高信息开发利用率,必须建立健全科学的档案检索体系,不断深化检索。

(原文载于《黑龙江档案》2009年第3期)

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